راهنمای کامل مدیریت پروژه در 2022
می‌خواهیم به کمک راهنمای کامل مدیریت پروژه در 2022 بیاموزیم که چگونه می‌توانیم پروژه های خود را مدیریت کنیم. وقتی با چهارچوب‌ها، کلمات پرطمطراق و مفاهیم مختلف در دنیای مدیریت پروژه روبرو می شوید، ممکن است چیزی سر در نیاورید. مدیریت پروژه تا حد زیادی مثل زبان است، یعنی ساختارها و جزییاتی دارد که معنای واقعی را شکل می دهند.
مدیریت پروژه (که نباید با مدیریت طرح اشتباه گرفته شود) فرایندی است که کار گروهی را برای دستیابی به اهداف پروژه با حد و مرزهای مشخص هدایت می کند. مقصود از مدیریت در پروژه‌ها، تولید پروژه‌ای کامل و دستیابی به اهداف آن است. در این راهنما، به زبان ساده توضیح می دهیم چگونه مدیریت پروژه را به خوبی به کار برید.
مدیریت پروژه چیست؟
مدیریت پروژه (PM) چهارچوبی است که برای هدایت گروه به سوی موفقیت به کار می رود. این موفقیت شامل اهداف گروهی، ابزارها، و روش‌ها، هم در دراز مدت و هم در کار روزانه، است.
چرا مدیریت پروژه اهمیت دارد؟
این امر مهم است زیرا با رهبری، انگیزش، و برداشتن موانع، به گروه کمک می کند محصولات و خدمات جدیدی عرضه کنند، درآمد را افزایش دهند، و سایر اهداف شرکت را محقق سازند.
بر اساس مطالعه موسسه مدیریت پروژه (PMI):
در سال 2022، 11.4 درصد از هر دلار سرمایه گذاری در پروژه‌ها به علت اجرا یا مدیریت ضعیف به هدر رفته است. با دادن اولویت به روش‌ها و چهارچوب‌های موثر مدیریت پروژه، شرکت ها می توانند کنشگرانه و به صورت مداوم گردش های کار خود را ارتقا دهند تا از خرج زیادی یا اشتباه خودداری کنند. امروزه که سرعت پیشرفت و تغییر زیاد شده است، شرکت‌هایی که در صدر قرار می گیرند به مدیریت پروژه نیرومند خود اتکا می کنند تا کارآمد و بهره‌ور باقی بمانند.
1.شروع
در هر پروژه خوب، آماده شدن برای تکمیل به موقع پروژه با بودجه مصوب بسیار حیاتی است. در فاز شروع، برای ایجاد بنیان پروژه، موارد زیر را تعیین کنید:
گستره یا محدوده پروژه: حد و مرزهایی مشخص برای پروژه. گستره پروژه آنچه را در هر پروژه انجام می شود و انجام نمی شود مشخص می کند (یعنی اهداف پروژه). تعیین این مرزها باعث جلوگیری از “خزش محدوده” می شود.
مروری بر پروژه در سطح عالی: منابع، زمان و اهدافی که برای تکمیل پروژه لازم هستند. تعیین راهی برای نظارت بر این الزامات در طول زمان، جزو این بخش به شمار می آید.
بودجه: برای دستیابی به پروژه‌ای موفق چقدر پول نیاز است؟
در پروژه های بزرگتر، می توان یک منشور پروژه یا “سند شروع پروژه” (PID) ایجاد کرد.
2. برنامه ریزی
در این مرحله، نقاط عطف و تاریخ های اصلی، از جمله تاریخ نهایی تکمیل پروژه، تعیین می شوند. اگر در مورد زمان بندی پروژه شفاف و هدفمند باشید، می توانید مطمئن باشید که همه اعضای گروه به سمت هدفی واحد حرکت می کنند. به علاوه، هنگام مواجهه با موانع، سردرگم نخواهید شد.
در طی این فرایند، باید طرح کلی روش مدیریت پروژه گروه را مشخص کنید. روش‌های بسیاری وجود دارند که محبوب ترین آنها عبارتند از: چابک(Agile)، آبشاری(Waterfall)، PRINCE2، PMBOK، اسکرام (Scrum)، ناب (Lean)، و Kanban.
مرحله برنامه ریزی شامل موارد زیر نیز هست:
- انتخاب اعضای گروه
- شرح کلی تحویل دادنی‌ها
- تخمین منابع و برآورد
- تعیین فعالیت‌های مرتبط
3. اجرا
در این مرحله، هدف به انجام رساندن کارهاست. در مرحله اجرا، جزییات برنامه پروژه (تحویل دادنی های پروژه) را اجرا می کنید تا محصولات را به ذینفعان مشخصی تحویل دهید. این مرحله همزمان با مرحله نظارت و کنترل صورت می گیرد و ممکن است شامل موارد زیر باشد:
- مدیریت گردش کار‌ها
- پیشنهاد تغییرات و اقدامات اصلاحی
4. نظارت / کنترل
این مرحله در چرخه عمر هر پروژه‌ای بسیار بااهمیت است زیرا به مدیران پروژه کمک می کند به این سوالات پاسخ دهند: الان کجای پروژه هستیم؟ الان طبق برنامه پروژه، کجای پروژه باید باشیم؟ نظارت موثر نیازمند موارد زیر است:
- check-in های منظم و مداوم پروژه
- استفاده از ابزارها یا چهارچوب های مناسب برای مستندسازی و ردیابی (مانند کانبان بورد، گان چارت، و جلسات سرپایی گروه). هرچه این ابزارها تصویری تر و بی درنگ تر باشند، بهتر است زیرا می توانید آنها را با بازیگران اصلی (Stakeholders) به اشتراک بگذارید و تغییر دهید.
5. تحویل پروژه
قدم آخر، که گاهی “تحویل پروژه” نامیده می شود، مربوط به زمانی است که تمام فعالیت ها جمع می شود و محصول نهایی تحویل کارفرما (گروه درون سازمانی یا ذینفع خارجی) می گردد.
موارد زیر می توانند برخی دیگر از اجزای این مرحله باشند :
- انعقاد هر گونه قرارداد یا موافقتنامه رسمی
- بررسی یا ممیزی کامل آنچه به خوبی انجام شد، آنچه مطابق برنامه پیش نرفت، و چگونه گروه‌ها و پروژه‌های بعدی می توانند از این پروژه درس بگیرند.
این مبحث ادامه دارد در آینده به توضیح بیشتر روش‌های متنوع مدیریت یک پروژه می‌پردازیم .
منبع: monday.com
مترجم: طاهره کیایی