ما از مراحل مدیریت پروژه، چهارچوب‌ها و رموز موفقیت آن سخن گفتیم، اما انتخاب افراد تیم پروژه مهمترین کلیدیست که پروژه را از اول تا آخر به پیش می‌برد. در اینجا می‌بینیم چگونه می‌توان از انتخاب افراد مناسب برای پروژه مطمئن شویم.
چگونه می‌توانید تیمی بهره ور تشکیل دهید؟
انتخاب ساختار افراد تیم پروژه تا حد زیادی به چهارچوب و گستره پروژه شما بستگی دارد. در اینجا چند استراتژی اثبات شده برای ایجاد تیمی موفق با بهره‌وری خوب آورده شده است.
- نیروهای مستعد واحدهای مختلف را به کار گیرید
افراد تیم پروژه شما احتمالاً از واحدهای مختلف شرکت انتخاب خواهند شد، زیرا پروژه‌ها به تخصص‌های مختلف نیاز دارند و از آنها بهره می‌برند. به جای استخدام استعدادهای جدید، می‌توانید از منابع موجود استفاده کنید و چندین واحد را برای یک هدف سازمانی بزرگتر همگام نمایید. برای مثال، پویش بازاریابی جدید می‌تواند به طراحان وب سایت، کارشناسان محتوا و مدیران محصول نیاز داشته باشد.
- مدیر پروژه را هوشمندانه انتخاب کنید و مسئولیت‌ها را دقیق تعریف نمایید
مدیر پروژه می‌تواند مدیر پروژه‌ای حرفه‌ای (PM) یا متخصصی در شاخه مورد نظر (SME) باشد، یعنی کسی که در زمینه پروژه مربوطه متخصص است. انتخاب مدیر پروژه حرفه‌ای می‌تواند در برنامه‌ریزی اولیه بیشتر نقش تسهیل کننده را داشته باشد. وی به ذینفعان و SMEها فضا می‌دهد تا با تجربه عملی خود طرح پروژه را شکل دهند. شرکت‌های کوچک‌تر ممکن است نتوانند یک مدیر پروژه اختصاصی در نظر بگیرند. در این صورت، انتخاب SME یا مدیر اجرایی منطقی است.
مدیر پروژه چه کار می‌کند؟
نقش مدیر پروژه ممکن است از تیمی به تیم دیگر متفاوت به نظر برسد، اما در مجموع مدیران پروژه مسئول مدیریت روزانه پروژه و افراد آن هستند. آنها همچنین باید این 6 جنبه را مدیریت کنند:
- محدوده
- برنامه زمان‌بندی
- امور مالی
- خطر
- کیفیت
- منابع
- توقع کار تیمی ایجاد نمایید
اگر قرار باشد مدیر پروژه از هر یک از اعضای تیم مراقبت کند و در هر مورد جزئی تصمیم نهایی را بگیرد، پروژه با سرعت حلزون به جلو می‌خزد. به جای این کار، به اعضای تیم خود قدرت دهید تا قضاوت خود را اعمال کنند و روشی را انتخاب کنند که کار را جلو ببرند.
بنا بر گزارش‌ها، کارمندان شرکت‌های اعتمادگر 50 درصد بهره‌وری بالاتری از همتایان کم‌اعتماد خود دارند.
مدیریت خرد کارمندان پیشرفت را کند می‌کند و به روحیه تیم آسیب می‌رساند. با بیان کاملا شفافِ توقعات خود در مراحل اولیه پروژه و تشویق کارکنان به قبول مالکیت و مسئولیت کارها، اعضای تیم شما پروژه را به پیش خواهند راند.
همانطور که در بالا توضیح داده شد، هدف شما تیم “بی‌نقص” است. باید بدانید که با گذشت زمان، افراد تیم پروژه شما احتمالاً رفته رفته از نظر پیشینه‌های قومیتی، وضعیت اجتماعی-اقتصادی، و حتی موقعیت مکانی (حرکت به سوی تیم‌های دورکار به دلیل همه‌گیری جهانی به تازگی سرعت گرفته است) متنوع‌تر می‌شوند.
با آنکه این امر مطمئناً به نفع پروژه خواهد بود (هر چه تنوع بیشتر باشد، دیدگاه‌ها و تخصص‌های بیشتری خواهید داشت)، به این معنی است که شما به ابزارهایی انعطاف‌پذیر نیز برای پذیرش تیم‌ها و پروژه‌های مختلف نیاز خواهید داشت. اینجاست که نرم‌افزار مدیریت پروژه وارد می‌شود.