در مدیریت پروژه، متدولوژی‌های اصلی حاکم است و روش‌های ترکیبی مدیریت پروژه اغلب به عنوان توهین در نظر گرفته می‌شود. تیم شما باید توانایی پیش‌بینی داشته یا تطبیق پذیر باشد (بسته به پروژه‌ای که در آن هستید)، و جایی برای محو کردن خطوط وجود ندارد، تا مبادا از قلمرو روش‌های ناب مدیریت پروژه دور شوید.
مدیران پروژه و به ویژه مدیران پروژه‌های صنعتی، همیشه به روش‌ها وسواس داشته‌اند. چرا هر کاری را که انجام می‌دهیم در اطراف آنها قرار می‌دهیم – ولی آیا واقعاً اینقدر اهمیت دارند؟
در این مقاله می‌خواهم به بررسی روش‌های مدیریت پروژه ترکیبی، مزایای استفاده از آنها و اینکه چرا آن‌طور که به نظر می‌رسد مخرب نیستند، بپردازیم.
انواع مدیریت پروژه
در اینجا نگاهی خواهیم داشت به انواع اصلی مدیریت پروژه:
روش سنتی آبشار
مدیریت سنتی پروژه، که معمولاً به عنوان رویکرد آبشار شناخته می‌شود، متکی بر یک طرح ساختار یافته با مراحل و فرآیندهای کاملاً مشخص است که به صورت خطی آشکار می‌شوند – معمولاً در حول پنج فاز پروژه ساختار یافته‌اند. این روش محبوب در صنایع مختلف، به ویژه برای پروژه‌هایی با نتایج قابل پیش‌بینی و تغییرات حداقلی مورد استفاده قرار می‌گیرد. مدیریت پروژه آبشار امکان برنامه‌ریزی دقیق، تخصیص منابع و کنترل بودجه را فراهم می‌کند.
با این حال، سختی مدیریت پروژه سنتی ممکن است برای همه پروژه‌ها مناسب نباشد، به ویژه آنهایی که الزامات نامشخص یا در حال تحول دارند. در چنین شرایطی، روش‌های انعطاف‌پذیرتر مانند رویکردهای چابک یا ترکیبی برای مدیریت تغییرات و سازگاری با چالش‌های غیرمنتظره مجهزتر هستند.
چابک (Agile)
مدیریت پروژه چابک به روشی پویا و سازگار تبدیل شده است که سرعت و انعطاف‌پذیری را در اولویت قرار می‌دهد. هدف آن ارائه سریع ارزش با تقسیم کار به اجزای کوچکتر و تکرار شونده به نام اسپرینت است. این فرآیند تکراری نیازمندی‌های جابه‌جایی را برآورده می‌کند و امکان ادغام مکرر بازخورد سهامداران را فراهم می‌کند و تضمین می‌کند که پروژه با نیازهای مشتری همسو می‌ماند.
ماهیت مشارکتی روش چابک، تیم‌های متقابل کارکردی را تشویق می‌کند تا از نزدیک با هم کار کنند و بهبود مستمر و سازگاری را تقویت کنند. این رویکرد به ویژه برای پروژه‌هایی با الزامات در حال تغییر یا محیط‌هایی که به سرعت در حال تغییر هستند، مناسب است، زیرا به تیم‌های چابک اجازه می‌دهد تا به چالش‌های جدید به طور موثر پاسخ دهند و پس از اتمام از بالاترین کیفیت قابل تحویل اطمینان حاصل کنند.
اسکرام (Scrum)
مدیریت پروژه اسکرام (Scrum) یک روش مدرن است که اغلب مکمل رویکرد چابک به خصوص در پروژه‌های توسعه نرم افزار است. مانند چابک، حول محور بهبود مستمر (به عنوان مثال، از طریق گذشته نگر) و آزمایش تکراری، تمرکز بر ارائه سریع ارزش است. چارچوب اسکرام تصدیق می‌کند که الزامات ممکن است در ابتدای پروژه تغییر کند یا در ابتدا ناشناخته باشد و آن را بسیار سازگار کند.
تمایز اولیه بین چابک و اسکرام در تحویل محصول آنها نهفته است. در حالی که چابک در نهایت نتیجه را در پایان چرخه‌های تکراری خود ارائه می‌دهد، اسکرام با ایجاد امکان راه اندازی سریع‌تر در چرخه‌های کوتاه‌تر، ایده‌های نوآورانه‌تری را در خود جای می‌دهد. این ویژگی اسکرام را به ویژه برای پروژه‌هایی که نیاز به پاسخ سریع به تغییرات بازار یا نیازهای مشتری در حال تکامل دارند، مناسب می‌کند.
متدولوژی مدیریت پروژه ترکیبی چیست؟
متدولوژی مدیریت پروژه ترکیبی، ترکیبی است از دو (یا بیشتر) رویکردهای مختلف برای ارائه پروژه‌ها که شامل استفاده از عناصر چند روش مدیریت پروژه (اغلب روش آبشار یا یکی از متدولوژی‌های چابک) و ساخت آن برای خود شماست تا متناسب با نیازهای پروژه شما باشد.
و این تصور ترکیبی یا تطبیق دادن رویکرد پروژه شما به آن اندازه غیر معمول یا جنایتکارانه نیست که برخی شما را به این باور رسانده‌اند. در واقع، یک مطالعه اخیر از ProjectManager.com گزارش داد که 60 درصد از تمرین‌کنندگان موردی از یک رویکرد ترکیبی یا ترکیبی مناسب از بسیاری از سبک‌ها استفاده می‌کردند. اما قبل از اینکه از خودمان جلو بزنیم، بیایید با اصول اولیه هماهنگ شویم.
متدولوژی‌های مدیریت پروژه چیست؟
روش‌شناسی پروژه چارچوب‌ها یا سیستم‌هایی هستند که از شیوه‌ها، تکنیک‌ها، قوانین و فرآیندهای خاصی تشکیل شده‌اند که بر پروژه‌ی شما و مدیریت شما بر آن حاکم است. به طور کلی شامل وظایف اصلی، اصول یا استانداردها در مراحل پروژه مانند شروع پروژه، برنامه‌ریزی پروژه، اجرا، نظارت و بستن پروژه است.
در مورد انتخاب روش مدیریت پروژه تعداد به ظاهر بی‌پایانی از انتخاب‌ها وجود دارد، اما همه آنها را می‌توان به طور کلی به دو دسته تقسیم کرد: روش‌های پیش‌بینی مانند آبشار و روش‌های تطبیقی از جمله چابک، که دارای چندین شاخه و چارچوب از جمله اسکرام و به عنوان مثال لاغر. در مورد تفاوت آبشار و چابک اینجا بیشتر بخوانید.
من قصد دارم روی دو موفقیت بزرگ که بارها و بارها هنگام صحبت در مورد مدیریت پروژه دیجیتال مطرح می‌شوند تمرکز کنم – آبشار، یک رویکرد سنتی مبتنی بر وابستگی‌ها که بهترین عملکرد را در زمانی که قابلیت پیش‌بینی حیاتی است و چابک، اسکرام، اسپرینت – چارچوب هدایت شده که برای پروژه‌هایی که برای پیمایش ناشناخته‌ها با سرعت به چابکی نیاز دارند، مناسب است.
چرا؟ از آنجا که علیرغم این واقعیت که اسکرام به عنوان انتخاب معقولی برای بسیاری از تیم‌های دیجیتال در نظر گرفته می‌شود و آبشار به عنوان روشی قدیمی، سفت و سخت و غیر واقعی بازخورد بدی را دریافت می‌کند، واقعیت این است که هر دو روش دارای مزایای خاص مناسب برای زمینه‌های مختلف پروژه هستند.
زمان انتخاب ترکیبی به جای سایر روش‌های فردی
انتخاب یک رویکرد مدیریت پروژه ترکیبی شامل در نظر گرفتن عوامل مختلف برای تعیین اینکه آیا این رویکرد به بهترین وجه با پروژه، مشتری و تیم شما مطابقت دارد یا خیر. با ترکیب عناصر متدولوژی‌های مختلف، یک رویکرد ترکیبی یک استراتژی سفارشی و سازگار برای تحویل پروژه ارائه می‌دهد.
برای تعیین اینکه آیا یک رویکرد ترکیبی برای پروژه شما مناسب است یا خیر، عوامل زیر را در نظر بگیرید:
- انعطاف‌پذیری و انطباق پروژه: چابک برای بخش‌هایی از پروژه که نیاز به نوآوری و تغییر مداوم دارند ایده‌آل است. اگر پروژه شما به تنظیمات مکرر نیاز دارد، ترکیب اجزای چابک می‌تواند مفید باشد.
- مراحل و فرآیندهای واضح: روش سنتی آبشار برای کارهایی با ترتیب متوالی و الزامات خاص بهترین کارایی را دارد. اگر پروژه شما شامل قطعاتی با مراحل کاملاً مشخص است، ترکیب عناصر آبشار می‌تواند ساختار و وضوح را ارائه دهد.
- آشنایی تیم با متدولوژی‌ها: اطمینان حاصل کنید که اعضای تیم شما روش‌های جدید را درک کرده و می‌تواند با آنها سازگار شوند. آموزش و پشتیبانی ممکن است برای تسهیل انتقال آرام به رویکرد ترکیبی ضروری باشد.
- در دسترس بودن منابع: ترکیب روش‌ها به منابع کافی از جمله زمان، بودجه و پرسنل نیاز دارد. یک تیم پروژه اختصاصی که می‌تواند روزانه با هم همکاری کند برای اجرای موفقیت‌آمیز یک رویکرد ترکیبی بسیار مهم است.
- همسویی مشتری و ذینفعان: ایمن‌سازی خرید سهامداران برای اجرای یک استراتژی ترکیبی ضروری است. ذینفعان باید مایل به ارائه بازخورد مکرر و حمایت از انعطاف‌پذیری یک رویکرد ترکیبی باشند.
- انعطاف‌پذیری بودجه: یک رویکرد ترکیبی اغلب به یک بودجه انعطاف‌پذیر به دلیل محصولات قابل تحویل در حال تکامل و نیاز به انطباق نیاز دارد. در نظر بگیرید که آیا بودجه پروژه شما می‌تواند تغییرات بالقوه در طول چرخه عمر پروژه را در خود جای دهد یا خیر.
- ارتباط و همکاری تیمی: یک رویکرد ترکیبی نیازمند ارتباطات قوی و کار گروهی است. توانایی تیم خود را برای همکاری موثر و منظم برای اطمینان از اجرای موفقیت‌آمیز ارزیابی کنید.
- ارزیابی و بهبود مستمر: یک رویکرد ترکیبی برای موفقیت نیاز به بازخورد منظم، تنظیمات و بهبود دارد. تیم شما باید آماده تغییر باشد و به اصلاح مداوم این فرآیند اختصاص داشته باشد.
هنگام ارزیابی استفاده از رویکرد مدیریت پروژه ترکیبی، مزایا و چالش‌های خاص مربوط به پروژه خود را در نظر بگیرید. تعیین کنید که آیا تلاش اضافی مورد نیاز برای اجرای یک استراتژی ترکیبی نتایج بهتری را بدون ایجاد تأخیرهای غیرضروری به همراه خواهد داشت و اطمینان حاصل کنید که پروژه شما به طور کارآمد و مؤثر اجرا می‌شود.
به سوی آینده
یک روش ترکیبی چگونه می‌تواند باشد؟
واقعیت این است که تیم‌ها و سازمان‌های پروژه دیجیتالی زیادی وجود دارند که فکر می‌کنند یک روش واحد را اتخاذ کرده‌اند، اما در واقع از ترکیبی از متدولوژی‌ها برای ارائه پروژه‌های خود استفاده می‌کنند. برای اهداف ما، بیایید اینها را “هیبریدهای تصادفی” بنامیم.
به عنوان مثال، تقسیم کار به دو هفته سرعت توسعه و انجام یک پیگیری روزانه، بلافاصله شما را به یک تیم اسکرام تبدیل نمی‌کند. در واقع، بیشتر شبیه به عاریت گرفتن چند عنصر از اسکرام برای افزایش ارتباطات، فوریت و روحیه تکرار است.
به همین ترتیب، فقط به این دلیل که تاریخ‌های نقطه عطف خاصی با وابستگی‌های کار مشخص دارید، به این معنا نیست که آبشار تنها گزینه برای شماست. بسیاری از تیم‌های اسکرام، عقب‌ماندگی خود را اصلاح می‌کنند و برنامه‌ریزی اسپرینتی را برای ارائه خروجی‌های خاص در تاریخ‌های نقطه عطف خاص انجام می‌دهند.
به طور کلی، عناصری از متدولوژی‌های مختلف وجود خواهد داشت که می‌تواند برای یک پروژه یا سازمان خاص سودمند باشد. همچنین عناصری از متدولوژی‌های مختلف وجود خواهد داشت که توانایی پروژه را برای دستیابی به اهدافش محدود می‌کند. و اینجاست که طراحی یک متدولوژی ترکیبی یا سفارشی مطرح می‌شود.
اما این اصلا شبیه چه چیزی است؟
برای قرار دادن این موضوع در یک زمینه ملموس، فرض کنید پروژه شما شامل سازمان‌های شریکی می‌شود که قبل از ساختن هر چیزی، نیازمند الزاماتی هستند تا به طور کامل آماده شوند و به آنها متعهد شوند. در همین حال، ذینفعان شما نگران این هستند که تا پایان پروژه منتظر بمانند تا برای اولین بار خروجی نهایی را ببینند.
با رویکرد اسکرام، می‌توانید نگرانی‌های «جعبه سیاه» ذینفعان خود را از طریق بررسی‌های اسپرینت و فرهنگ تیمی ایجاد یک خروجی بالقوه قابل حمل در هر اسپرینت برطرف کنید. اما اسکرام به طور کلی از جمع آوری الزامات اولیه که از طرف شرکای شما نیاز است حمایت نمی‌کند.
با رویکرد آبشار، می‌توانید در همان ابتدا همه الزامات را به دست آورید و تأییدیه دریافت کنید و حتی ممکن است برخی از دموها را برای سهامداران در سراسر ساخت برنامه‌ریزی کنید. اما شما روش روشنی برای مقابله با الزامات جدیدی که از طریق بازخورد سهامداران به دست می‌آید، نخواهید داشت.
یکی از گزینه‌ها ممکن است تقسیم پروژه به فازها باشد، که هر مرحله پروژه به یک جزء از راه حل می‌پردازد. الزامات کامل برای هر جزء از قبل جمع‌آوری می‌شود، تأیید می‌شود و سپس قبل از انتقال به فاز بعدی ساخته می‌شود. از نظر بصری، ممکن است شبیه به این باشد:
اما شما همچنین ممکن است بخواهید یک رویکرد ترکیبی طراحی کنید که “بهترین” هر روشی را که در نظر دارید به عاریت بگیرد.
برای مثال، ممکن است نیازهای اولیه را از رویکرد آبشاری جمع‌آوری کنید و سپس با استفاده از اسپرینت‌ها و تشریفات به سبک اسکرام، توسعه را اجرا کنید که به ذینفعان اجازه می‌دهد تا بازخوردی را در مورد محصول عقب افتاده ارائه دهند، جایی که سازمان‌های شریک می‌توانند الزامات جدید را به عنوان درخواست تغییر بررسی کنند.
ممکن است بیشتر شبیه این باشد:
روش‌های مدیریت پروژه ترکیبی به عنوان یک انتقال به چابک
روش‌های ترکیبی همچنین می‌توانند یک مرحله بینابینی عالی باشند زیرا سازمان یا تیم شما به سمت یک روش کار چابک حرکت می‌کند.
پیاده‌سازی رویکردهای چابک به طور کامل یا مستقیم در سازمان‌ها همیشه آسان نیست، چه رسد به اینکه در مقیاس بزرگ. پیاده‌سازی چابک مستلزم یک تغییر در سطح سازمان در عملیات و فرهنگ است و بسیاری از عوامل دیگر دخیل هستند. رویکردهای چابک لزوماً با مشتریانی که می‌خواهند مواردی مانند محدوده پروژه، بودجه و جدول‌های زمانی از قبل تعریف شده باشند، ترکیب نمی‌شوند.
با کشمکش‌هایی که پیرامون پیاده‌سازی روش‌های چابک وجود دارد، حرکت یکپارچه به سمت تحویل چابک برای بسیاری از سازمان‌ها بسیار دشوار است. عوامل زیادی وجود دارد که اجرای آن را دشوار می‌کند:
- میزان زیاد مشارکت مشتری می‌تواند فرآیند چابک را مختل کند و مراحل ساخت یا دوی سرعت برنامه‌ریزی‌شده با دقت را مختل کند.
- عدم درک کلی از چابک چیست و چگونه می‌توان از آن برای نوع خاصی از پروژه استفاده کرد.
- ممکن است سابقه استفاده از روش آبشار یا روش پیش‌بینی دیگری با مشتری داشته باشید، که ممکن است به دلیل ترس از تیره شدن رابطه منجر به تردید شود.
اجرای یک حرکت تدریجی به سمت اتخاذ اصول چابک یا فرآیند اسکرام آسان‌تر است. این وضعیت مستلزم ترکیبی است که می‌تواند راه حل واقع بینانه‌تری باشد، حداقل در دوران گذار.
در اینجا مثالی از نحوه تنظیم شیوه‌های برنامه‌ریزی پروژه خود برای چابکی بیشتر با استفاده از رویکرد ترکیبی آورده شده است.
بیایید بگوییم که شما یک آژانس دیجیتالی هستید که برای چندین دهه با استفاده از رویکردی به سبک آبشاری با قیمت ثابت به مشتریان خدمات ارائه کرده است. مشتریان معمولاً همیشه می‌دانند چه چیزی، چه زمانی و چقدر هزینه دارد.
یک روز به مشتریان خود می‌گویید که به سمت روش‌های چابک کار می روید، که بلافاصله زنگ خطری را در سر آنها به صدا در می آورد که ممکن است پس از 7 اسپرینت به چیزی که می خواهند دست پیدا نکنند و باعث افزایش هزینه و زمان‌بندی شود.
برای ایجاد یک انتقال روان‌تر، ممکن است تصمیم بگیرید که نماینده بعدی شما از الزامات ثابتی استفاده کند که در روزهای خاص به صورت اسپرینت ارائه می‌شوند. شاید جمع‌آوری نیازمندی‌های سطح بالا از قبل با برنامه‌ریزی دقیق‌تر قبل از شروع سرعت بعدی اتفاق بیفتد.
سپس در تعامل پس از آن، ممکن است روند درخواست تغییر را مجدداً با آنها مرور کنید و آنها را با این ایده کنار بگذارید که تغییر باید از طریق بررسی‌های سریع و اولویت‌بندی مجدد در فرآیند ایجاد شود، و زمان صرف شده برای جمع‌آوری کامل نیازهای اولیه را کاهش دهید.
سپس چند بار بعد، ممکن است تقریباً کاملاً چابک باشید و مشتریان شما ارزش خرید اسپرینت را به عنوان راهی برای زیرک بودن درک می‌کنند، اکنون که آنها از طرز فکر بی‌اعتمادی دورتر هستند و نیاز دارند همه چیز را در ابتدا مشخص کنند. بیشتر در ذهنیت قهرمان ارزش‌ها و نتایج در کنار تیم خود.
اما من فکر می‌کنم موضوع فولاد و مهم‌ترین نکته در تمام این نمونه‌ها این است: ایجاد یک ترکیبی زمانی بهترین است که عمدا انجام شود. به جای شروع با یک رویکرد “خالص” و سپس ایجاد استثنا در طول مسیر، با هدف ایجاد یک رویکرد سفارشی یا ترکیبی که پوشش مناسب برای پروژه شما باشد، شروع کنید.
چه پروژه‌هایی برای روش‌های ترکیبی مناسب هستند؟
این دقیقاً مربوط به انواع پروژه‌های خاص نیست، بلکه بیشتر به سناریوها یا شرایط خاص پیرامون پروژه‌ها مربوط می‌شود که ممکن است برای پروژه شما برای یک روش ترکیبی مناسب باشد.
در اینجا چند موقعیت وجود دارد که ممکن است از روش ترکیبی استفاده کنید.
- شاید تیم توسعه نرم‌افزار شما بخواهد از اسپرینت استفاده کند، اما مشتری شما این اختیار را ندارد که در مراسم اسکرام شما تصمیم‌گیری کند، که باعث می‌شود سرعت حرکت شما متوقف شود.
- شاید تیم شما با رویکرد مدیریت پروژه سنتی مانند آبشار راحت باشد، اما محصول شما موارد ناشناخته زیادی دارد. می‌توانید سعی کنید یک برنامه متوالی تمیز ایجاد کنید که آینده را تا تاریخ دقیق تحویل پیش‌بینی می‌کند، اما اگر در حال ساخت چیزی هستید که ابهامات زیادی دارد، ممکن است ندانید که همه مراحل چیست و چه مدت طول می‌کشد.
- شاید تیم شما بخواهد از تکرارهای افزایشی استفاده کند، اما پروژه شما دارای برخی الزامات قانونی است که افزایش سریع محصول را به دلیل فرآیندهای ممیزی طولانی یا حتی در مقیاس کوچکتر کمی پیچیده‌تر می‌کند.
- ممکن است تیم چابک شما اسکرام را دنبال کند، اما فروشنده شما با Kanban کار می‌کند.
- شاید تیم مهندسی شما سه هفته دوی سرعت توسعه‌دهندگان داشته باشد، اما تیم طراحی شما دو هفته سرعت داشته باشد.
مزایای روش‌های مدیریت پروژه ترکیبی چیست؟
چرا کسی باید زمان صرف کند تا رویکرد پروژه خود را تطبیق دهد یا ترکیب کند؟
- می‌تواند از مزایای دو روش مختلف مانند سرعت و قابلیت پیش‌بینی استفاده کند و با هم ترکیب کند. فرض کنید می‌خواستید طرز فکر ایجاد محصولات بالقوه قابل حمل را در دو هفته اجرایی ترکیب کنید، اما یک حامی پروژه دارید که می‌خواهد کمی دورتر باشد. ممکن است در طول چرخه عمر پروژه خود، چندین اسپرینت را در چند نقطه عطف بررسی رسمی قرار دهید.
- می‌تواند در مواجهه با محدودیت‌های خاص، پایه‌ای آشنا فراهم کند. بنابراین، برای مثال، اگر تیم پروژه به Kanban (یک چارچوب محبوب است که برای پیاده‌سازی توسعه نرم‌افزار چابک و DevOps استفاده می‌شود و نیاز به برقراری ارتباط لحظه‌ای ظرفیت و شفافیت کامل کار دارد. آیتم‌های کاری به صورت بصری بر روی یک تابلوی کانبان نشان داده می‌شوند و به اعضای تیم اجازه می‌دهد تا وضعیت هر قطعه کار را در هر زمان مشاهده کنند.) عادت کرده است، اما شما عناصر خاصی در پروژه خود دارید که باید در تاریخ‌های خاصی تحویل داده شوند تا یک نهاد نظارتی بررسی شود، ممکن است نقاط عطفی را به جریان پیوسته خود اضافه کنید.
- می‌توان از آن برای ایجاد اعتماد در جایی که عدم اطمینان وجود دارد استفاده کرد. به عنوان مثال، اگر مشتری شما باور ندارد که یک رویکرد چابک محدوده خاصی را تضمین می‌کند، ممکن است قبل از فرو رفتن در تکرارهای چابک، یک مرحله کشف اولیه برای طرح راه حل داشته باشید.
- نکته حرفه‌ای: از این سوالات جلسه برای کشف استفاده کنید تا آن را به یک تمرین مفید تبدیل کنید.
- این یک راه عالی برای شروع کاوش روش‌های جدید کار در یک سازمان است. ممکن است تصمیم بگیرید که یک متدولوژی ترکیبی مناسب برای دسته‌ها یا ردیف‌های پروژه‌های خاص، یا حتی فقط یک متدولوژی سفارشی واقعی برای همه پروژه‌های سازمان خود داشته باشید.
- هنگامی که مردم در گفتگو در مورد روش‌های پروژه درگیر می‌شوند، درک آنها از نحوه ارائه پروژه‌ها عمیق‌تر می‌شود. حتی ممکن است نقش شما را به عنوان مدیر پروژه کمی بیشتر بدانند.
- یک روش مناسب می‌تواند به یک تمایز رقابتی برای تیم یا سازمان شما تبدیل شود. اگر با موفقیت رویکرد خود را برای ارائه به یک جایگاه خاص، مانند ابزارهای دیجیتالی برای شرکت‌های کوچک اکتشاف معدن، تنظیم کنید، جذاب‌تر از رقبای خود می‌شوید. صرفاً تغییر نحوه کار شما می‌تواند در مقابل رقبای که رویکرد ثابت‌تری دارند متمایز باشد.
چالش‌های روش‌های ترکیبی
هنگام تعریف فرآیند ترکیبی خود، برخی از چالش‌های رایج وجود دارد که باید به آنها توجه کنید.
فرهنگ تیم اشتباه
شما باید از سازگاری در تیم و ذینفعان خود و همچنین یک تیم و گروهی از ذینفعان بسیار ماهر اطمینان حاصل کنید. اینها افرادی هستند که می‌توانند کار خود را به طور موثر انجام دهند، حتی اگر پارامترها در حال تغییر باشند.
همچنین، شما باید سابقه‌ای قوی از ارتباط عالی با همه طرف‌های درگیر داشته باشید. تیم‌ها به شیوه‌ای جدید کار خواهند کرد و باید با هم همکاری کنند و اطلاعات را به طور مؤثر به اشتراک بگذارند تا حفظ کنند.
فرهنگ سازمانی نادرست
فرهنگ سازمانی منعطف که آماده مدیریت تغییرات باشد نیز کلیدی است. همه باید مایل به پذیرش کمی مصالحه روش شناختی برای موفقیت پروژه شما باشند. چارچوب‌ها و رویکردهای رایج، همه مزایا و کارآیی‌های ذاتی خود را دارند.
بنابراین به محض اینکه شروع به تعویض قطعات می‌کنید، شروع به خطر انداختن آن طراحی اصلی می‌کنید. این مانند مداری است که آیفون شما را برای داشتن یک شارژر USBC خم می‌کند.
هنگامی که تیم‌ها در حالت سیلو، قطبی، یا فاقد تجربه کار موثر در خارج از منطقه آسایش خود هستند، اینها اجزای عالی برای یک رویکرد پروژه اصلاح شده نیستند. همچنین، اگر هدف شما آرامش بخشیدن به یک ذینفع است، ممکن است ارزش مکث داشته باشد. تلاش برای ارضای یک چرخ جیرجیر بدون داشتن استراتژیک در مورد آن می‌تواند توانایی شما را برای ارائه موفقیت پروژه به خطر بیندازد.
عدم وجود فرآیند یا ساختار
یک رویکرد مدیریت پروژه ترکیبی به این معنی نیست که «هرچند مایل به انجام آن هستیم»، شما هنوز باید از تیم خود محافظت کنید و در مورد اینکه چگونه و چرا روش را طراحی می‌کنید، استراتژی داشته باشید.
به جای دنبال کردن چیزی، فقط برعکس عمل کنید و هیچ چیز مشخصی تعریف نکنید. این پروژه به یک آشفتگی تبدیل می‌شود زیرا هیچ راهی برای کار وجود ندارد. اگر اعضای تیم شما واقعاً نمی‌دانند که چگونه باید کار کنند، ممکن است شروع به حرکت بر روی یک خط موازی کنند و روی کاری که باید انجام دهند، تمرکز نکنند.
از طرف دیگر، فرآیندها را به خاطر فرآیندهای دیگر در جای خود قرار ندهید. اسناد غیر ضروری را فقط به این دلیل اضافه نکنید. روند را تا حد امکان ساده نگه دارید.
پیش‌فرض به روش یک اندازه متناسب با همه
مراقب باشید رویکرد یک اندازه متناسب با همه باشد. ایده این است که چون چیزی یک بار موفق بوده است، برای همه چیز کارساز خواهد بود. اطمینان حاصل کنید که در مورد هر پروژه به عنوان یک موجودیت خاص خود فکر می‌کنید. باید یک انسجام در فرآیندها در سراسر یک سازمان وجود داشته باشد، با این حال هر پروژه به خودی خود متفاوت است و باید با آن رفتار شود.
عدم تعهد
تیم شما ممکن است فکر کند که متدولوژی شما فقط یک روش است که وانمود می‌کند روش دیگری است. مثل اینکه یک برچسب بازاریابی بیشتر از یک توصیف معتبر است. مطمئن شوید که امکان توضیح برای این روش را دارید.
به همین دلیل مهم است که دلیل خود را مستند کنید. همچنین، مزایای هر رویکرد را در چارچوب پروژه خاص خود مجدداً تنظیم کنید. آنچه مهم است این است که آنچه را که برای تیم و پروژه مناسب است انجام دهید، بنابراین به تیم بفهمانید که این کار چه سودی برای آنها دارد.
به عنوان مثال، اگر نمی‌توانید از یک رویکرد مدیریت پروژه چابک استفاده کنید، توضیح دهید که اگر پروژه چابک بود چه اتفاقی می‌افتاد و توضیح دهید که برای اینکه پروژه از چابکی پشتیبانی کند چه چیزی باید تغییر کند.
نحوه ترکیب روش‌های مدیریت پروژه برای ایجاد ترکیبی
در اینجا مراحل ایجاد یا تصمیم‌گیری در مورد روش مدیریت پروژه ترکیبی و نحوه موفقیت‌آمیز کردن آن استفاده می‌شود.
1. اهداف و زمینه پروژه را در نظر بگیرید
برای شروع، با تیم و سهامداران کلیدی خود بنشینید تا آنچه را که برای پروژه جدیدتان مهم است، بشناسید، اولویت‌بندی کنید و رتبه‌بندی کنید.
در اینجا چند نمونه آورده شده است (این یک لیست کامل نیست!):
- سرعت: آیا این پروژه باید سریع انجام شود یا زیرکانه؟ آیا ما نیاز داریم که بتوانیم پیوت کنیم؟
- هزینه: آیا ما سعی می‌کنیم این کار را تا حد امکان ارزان و با نشاط انجام دهیم؟
- کیفیت: آیا می‌خواهیم در اولین قدم این را کامل کنیم؟
- انطباق: آیا فرآیندهای بررسی خارجی وجود دارد که بر نحوه کار ما تأثیر می‌گذارد؟
- مشارکت مشتری: دریافت بازخورد مشتری از کاربران نهایی در طول مسیر چقدر مهم است؟
- نوآوری: آیا هدف از این پروژه انجام کاری متفاوت از هنجار و ایجاد زمینه‌های جدید است؟ یا اینکه از نظر تاریخ‌های ثابت، الزامات ثابت و عملکرد ثابت، قابل پیش‌بینی بودن مهم‌تر است؟
- پس ارزش آن را دارد که زمینه پروژه خود را در نظر بگیرید. باز هم، این به معنای یک لیست جامع نیست:
- ترکیب تیم چقدر پیچیده است؟ آیا این افراد برای کار در خارج از منطقه راحتی خود تنظیم شده‌اند؟
- فرهنگ تیم‌ها و سازمان‌های درگیر چگونه است؟ آیا مشارکتی است؟ متمرکز است؟ آیا آنها انعطاف‌پذیر هستند یا سفت و سخت؟
- الزامات چقدر پایدار هستند؟ آیا آنها به همین شکل باقی می‌مانند یا تقریباً به طور قطع نوسان خواهند داشت؟
- آیا ما الزامات نظارتی داریم که باید آنها را در نظر بگیریم یا شرکای دیگری که قرار است درگیر شوند، وجود دارند؟
- آیا اصلاً می‌توان چیزی را که ما در حال ساخت آن هستیم تکرار کرد؟
- از نظر وابستگی به پروژه‌های دیگر یا پروژه‌های دیگر خودمان وابسته هستیم؟
- آیا قرار است به ذینفعان و کاربران دسترسی مستقیم داشته باشیم؟
- کدام متدولوژی قبلا با موفقیت استفاده شده است؟
2. یک متدولوژی را به عنوان نقطه شروع خود انتخاب کنید
داشتن مکانی برای شروع به همه پایه‌های مرتبط می‌دهد. اما همه متدولوژی‌ها یکسان ایجاد نمی‌شوند.
به عنوان مثال، اسکرام برای ارائه در تکرار، جذب مشتری و شکست سریع و زود هنگام عالی است. اگر من اولین برنامه از نوع خود را در یک صنعت نوظهور می‌ساختم، احتمالاً اسکرام را در نظر می‌گرفتم. اما اسکرام همیشه برای صنایع با مقررات شدید، پروژه‌های محدوده ثابت یا سازمان‌های بوروکراتیک کند عالی نیست.
مدیریت پروژه آبشار برای پیش‌بینی‌پذیری و تعیین انتظارات در مورد تاریخ‌ها و محصولات قابل تحویل خاص عالی است. همچنین برای کارهایی که وابستگی‌های متقابل دارند عالی است و برای پروژه‌های با بودجه ثابت با نتایج خاص خوب است.
اما آبشار در مدیریت تغییرات در اواسط پرواز (که نمودار گانت شما را از رده خارج می‌کند)، دریافت بازخورد زودهنگام و اغلب، یا کارایی از نظر ایجاد مستندات عالی نیست. بنابراین اگر حامی شما واقعاً مطمئن نیست که چه می‌خواهد، روش آبشار ممکن است بهترین گزینه نباشد.
اکنون که فهرست کوتاه خود را ایجاد کرده‌اید، چگونه آن را به یک یا یک یا دو کاهش دهید؟ ابزارها و روش‌های مختلفی وجود دارد که می‌توانید برای این کار استفاده کنید. نکته مهم این است که شما از اهداف و زمینه پروژه خود برای اطلاع‌رسانی تصمیم خود استفاده می‌کنید.
3. تصمیم‌گیری تیمی
هنگامی که نقطه شروع را انتخاب کردید، باید کلاه طراحی عملیاتی خود را بر سر بگذارید و تصمیم‌گیری را با تیم خود شروع کنید.
هر جزء از روش‌شناسی انتخابی خود را ارزیابی کنید:
- چه مولفه‌هایی از متدولوژی شما برای پروژه خاص شما کارساز خواهد بود و چه چیزی برای پروژه خاص شما کار نخواهد کرد.
- چه چیزی نیاز به جایگزینی با متدولوژی دیگر یا اصلاح دارد تا با پارامترهای پروژه شما مطابقت داشته باشد؟
- چه چیزی از دست رفته است؟ چه چیزی باید به این اضافه شود؟
فرض کنید تصمیم گرفته‌اید که برنامه‌ریزی نمودارهای پوکر و سرعت فرسودگی برای مشتریان ارزشمند نخواهد بود، بنابراین آنها را با تخمین‌های دلار و ساعت سنتی‌تر جایگزین می‌کنید.
همچنین ممکن است ببینید که استندآپ‌ها به تیم‌هایی که روی پروژه‌های همزمان کار می‌کنند فشار زیادی وارد می‌کند، بنابراین آنها را طوری تغییر دهید که استندآپ‌ها فقط یک بار در هفته انجام شوند.
روند اصلاح و جایگزینی می‌تواند به سرعت پیچیده‌تر شود، بنابراین با عمد و دقت ادامه دهید. برخی از سوالاتی که باید از تیم، سهامداران و خودتان بپرسید عبارتند از:
- چه زمانی باید اتفاق بیفتد؟
- چگونه اطلاعات باید بین ذینفعان و اعضای تیم به اشتراک گذاشته شود؟
- چگونه چیزها باید تحویل و بررسی شوند؟
- مردم چگونه به مشارکت و تعامل نیاز خواهند داشت؟
- چه ابزارها و الگوهایی در مقابل آنچه نیاز به اصلاح دارد مناسب هستند؟
- بعد، این را در واقعیت آزمایش کنید. چند ایده در اینجا:
- یک جلسه قبل از شروع برای اعضای تیم برگزار کنید تا بتوانند بیایند و رویکرد شما را واکاوی کنند.
- میزبانی یک جلسه تمرین ایفای نقش. از طریق چرخه پروژه یا افزایش با هم قدم بردارید تا ببینید که چگونه پیش می‌رود.
- از کوچک شروع کنید و آن را آزمایش کنید و بازخوردهای مداوم را در طول مسیر جمع‌آوری کنید.
همانطور که این کار را انجام می‌دهید، مطمئن شوید که نحوه اندازه‌گیری موفقیت یا شکست خود را تعریف می‌کنید.
برای پروژه‌های با پیچیدگی بالاتر، منطق خود را مستند کنید، گردش کار جایگزین خود را ترسیم کنید، خطرات ناشی از تغییر را ارزیابی کنید، و طرح کلی کتابچه‌ای بسازید که بتوان از آن برای جذب و بکارگیری افرادی که در پروژه شما دخیل هستند استفاده کرد.
4. اعضا را همراهی کنید
نکته مهم در اینجا این است که مردم مفهوم و منطق پشت تصمیم شما را درک کنند و سند واضح و قابل استفاده‌ای داشته باشند که بتوانند به آن مراجعه کنند.
با ایجاد کتاب بازی شروع کنید و خلاصه مختصری را در آن بگنجانید که به راحتی قابل هضم باشد و رویکرد را به مردم منتقل کند. سپس، رویکرد و منطق را با رهبران تیم خود به اشتراک بگذارید و آن را به حامی مالی یا مشتری خود ارائه دهید و سهامداران کلیدی را همراهی کنید. در نهایت، از این سند برای حضور در تیم خود و همچنین فروشندگان خود استفاده کنید.
با کتاب بازی مانند یک سند زنده رفتار کنید و چیزهایی را که در طول مسیر تغییر می‌دهید دنبال کنید تا بتوانید پس از اجرا پروژه معنی‌داری داشته باشید.
5. اندازه‌گیری و پالایش
شما به تازگی چیز جدیدی ایجاد کرده‌اید. این روش مانند متدولوژی‌های تعیین‌شده در نبرد آزمایش نمی‌شود، و پارامترهای پروژه شما به اندازه‌ای منحصربه‌فرد هستند که در وهله اول تصمیم گرفتید یک متدولوژی را تنظیم کنید.
بنابراین چگونه می‌دانید که آیا روش ترکیبی شما کار می‌کند؟
- بررسی منظم اعضای تیم و ذینفعان را به یک عادت تبدیل کنید، فقط برای دریافت بازخورد غیر رسمی. آنها چگونه احساس می کنند که این اتفاق می‌افتد؟
- آن را با برخی بازخوردهای رسمی از طریق نظرسنجی در سراسر پروژه ترکیب کنید
- مطمئن شوید که همیشه در حال اندازه گیری KPI و معیارهای موفقیت خود هستید
- یک پروژه گذشته‌نگر انجام دهید و درس‌های آموخته شده را مستند کنید
نمونه‌های روش‌شناسی مدیریت پروژه ترکیبی
در اینجا چند نمونه از هیبریدهایی که دارای ارزش در دنیای مدیریت پروژه هستند، که ممکن است قبلاً با آنها آشنایی داشته باشید، آورده شده است.
- اسکرامبان، که معمولاً جلسات و ساختار معمولی را به جریان سبک کانبان پیوسته اضافه می‌کند.
- Water-Scrum-Fall (یا water-agile-fall)، که معمولاً یک فرآیند تکراری است که دارای فازهای پیش‌بینی کننده آبشار در ابتدا و انتهای آن است. به عبارت دیگر، یک ساندویچ اسکرام.
- Wagile (یا watergile)، که به طور معمول دارای مرحله کشف و جمع‌آوری نیازمندی‌ها است و به دنبال آن طراحی و توسعه تکراری است.
گردآوری و ترجمه: آقای مهندس فرشاد علیزاد صانع
منابع
Ultimate Guide To Hybrid Project Methodologies & How To Make Them-
A Guide to Hybrid Project Management: Blending Agile and Traditional PM-
What Is Hybrid Project Management? A Complete Guide-
Traversing Hybrid Project Management: The Bridge Between Agile and Waterfall-
PROJECT MANAGEMENT METHODOLOGIES: A COMPREHENSIVE GUIDE-