می‌خواهیم به کمک راهنمای کامل مدیریت پروژه در 2022 بیاموزیم که چگونه می‌توانیم پروژه‌های خود را مدیریت کنیم. وقتی با چهارچوب‌ها، کلمات پرطمطراق و مفاهیم مختلف در دنیای مدیریت پروژه روبرو می‌شوید، ممکن است چیزی سر در نیاورید.
مدیریت پروژه تا حد زیادی مثل زبان است، یعنی ساختارها و جزییاتی دارد که معنای واقعی را شکل می‌‍دهند. مدیریت پروژه (که نباید با مدیریت طرح اشتباه گرفته شود) فرایندی است که کار گروهی را برای دستیابی به اهداف پروژه با حد و مرزهای مشخص هدایت می‌کند.
مقصود از مدیریت در پروژه‌ها، تولید پروژه‌ای کامل و دستیابی به اهداف آن است. در این راهنما، به زبان ساده توضیح می‌دهیم چگونه مدیریت پروژه را به خوبی به کار برید.
مدیریت پروژه چیست؟
مدیریت پروژه (PM) چهارچوبی است که برای هدایت گروه به سوی موفقیت به کار می‌رود. این موفقیت شامل اهداف گروهی، ابزارها، و روش‌ها، هم در دراز مدت و هم در کار روزانه، است.
چرا مدیریت پروژه اهمیت دارد؟
این امر مهم است زیرا با رهبری، انگیزش و برداشتن موانع، به گروه کمک می‌کند محصولات و خدمات جدیدی عرضه کنند، درآمد را افزایش دهند و سایر اهداف شرکت را محقق سازند.
بر اساس مطالعه موسسه مدیریت پروژه (PMI) در سال 2022، 11.4 درصد از هر دلار سرمایه‌گذاری در پروژه‌ها به علت اجرا یا مدیریت ضعیف به هدر رفته است. با دادن اولویت به روش‌ها و چهارچوب‌های موثر مدیریت پروژه، شرکت‌ها می‌توانند کنشگرانه و به صورت مداوم گردش‌های کار خود را ارتقا دهند تا از خرج زیادی یا اشتباه خودداری کنند.
امروزه که سرعت پیشرفت و تغییر زیاد شده است، شرکت‌هایی که در صدر قرار می‌گیرند به مدیریت پروژه نیرومند خود اتکا می‌کنند تا کارآمد و بهره‌ور باقی بمانند.
1.شروع
در هر پروژه خوب، آماده شدن برای تکمیل به موقع پروژه با بودجه مصوب بسیار حیاتی است. در فاز شروع، برای ایجاد بنیان پروژه، موارد زیر را تعیین کنید:
گستره یا محدوده پروژه: حد و مرزهایی مشخص برای پروژه.
گستره پروژه آنچه را در هر پروژه انجام می‌شود و انجام نمی‌شود مشخص می‌کند (یعنی اهداف پروژه).
تعیین این مرزها باعث جلوگیری از “خزش محدوده” می‌شود.
بودجه: برای دستیابی به پروژه‌ای موفق چقدر پول نیاز است؟
در پروژه‌های بزرگتر، می‌توان یک منشور پروژه یا “سند شروع پروژه” (PID) ایجاد کرد.
2. برنامه‌ریزی
در این مرحله، نقاط عطف و تاریخ‌های اصلی، از جمله تاریخ نهایی تکمیل پروژه، تعیین می‌شوند. اگر در مورد زمان‌بندی پروژه شفاف و هدفمند باشید، می‌توانید مطمئن باشید که همه اعضای گروه به سمت هدفی واحد حرکت می‌کنند. به علاوه، هنگام مواجهه با موانع، سردرگم نخواهید شد. در طی این فرایند، باید طرح کلی روش مدیریت پروژه گروه را مشخص کنید. روش‌های بسیاری وجود دارند که محبوب‌ترین آنها عبارتند از: چابک(Agile)، آبشاری(Waterfall)، PRINCE2، PMBOK، اسکرام (Scrum)، ناب (Lean)، و Kanban.
مرحله برنامه‌ریزی شامل موارد زیر نیز هست:
- انتخاب اعضای گروه
- شرح کلی تحویل دادنی‌ها
- تخمین منابع و برآورد
- تعیین فعالیت‌های مرتبط
3. اجرا
در این مرحله، هدف به انجام رساندن کارهاست. در مرحله اجرا، جزییات برنامه پروژه (تحویل دادنی‌های پروژه) را اجرا می‌کنید تا محصولات را به ذینفعان مشخصی تحویل دهید. این مرحله همزمان با مرحله نظارت و کنترل صورت می‌گیرد و ممکن است شامل موارد زیر باشد:
- مدیریت گردش کار‌ها
- پیشنهاد تغییرات و اقدامات اصلاحی
4. نظارت / کنترل
این مرحله در چرخه عمر هر پروژه‌ای بسیار با اهمیت است زیرا به مدیران پروژه کمک می‌کند به این سوالات پاسخ دهند: الان کجای پروژه هستیم؟ الان طبق برنامه پروژه، کجای پروژه باید باشیم؟ نظارت موثر نیازمند موارد زیر است:
- check-inهای منظم و مداوم پروژه
- استفاده از ابزارها یا چهارچوب‌های مناسب برای مستندسازی و ردیابی (مانند کانبان بورد، گان چارت، و جلسات سرپایی گروه). هرچه این ابزارها تصویری‌تر و بی‌درنگ‌تر باشند، بهتر است زیرا می‌توانید آنها را با بازیگران اصلی (Stakeholders) به اشتراک بگذارید و تغییر دهید.
5. تحویل پروژه
قدم آخر، که گاهی “تحویل پروژه” نامیده می‌شود، مربوط به زمانی است که تمام فعالیت‌ها جمع می‌شود و محصول نهایی تحویل کارفرما (گروه درون سازمانی یا ذینفع خارجی) می‌گردد.
موارد زیر می‌توانند برخی دیگر از اجزای این مرحله باشند:
- انعقاد هر گونه قرارداد یا موافقتنامه رسمی
- بررسی یا ممیزی کامل آنچه به خوبی انجام شد، آنچه مطابق برنامه پیش نرفت، و چگونه گروه‌ها و پروژه‌های بعدی می‌توانند از این پروژه درس بگیرند.
این مبحث ادامه دارد در آینده به توضیح بیشتر روش‌های متنوع مدیریت یک پروژه می‌پردازیم .
منبع: monday.com
مترجم: طاهره کیایی