در صورت مدیریت صحیح، پروژه ها این امکان را برای شرکت ها مهیا می کنند که محصولات و خدمات نو ارائه دهند، فرایندهای کسب و کار داخلی را متحول سازند، و برای کارفرمایان ارزش تولید نمایند. اما بدون درست نهادن خشت ها، همین پروژه ها می توانند باعث از بین رفتن خلاقیت، زمان، و ثروت شما شوند.
در اینجا 8 پیشنهاد برای مدیریت موفق پروژه ها در اختیارتان قرار می گیرد که به جای عقب نگهداشتن سازمان شما، آن را به پیش خواهند راند.
1. در مراحل شروع و برنامه‌ریزی سرمایه‌گذاری کنید
“چرا پروژه ها با شکست مواجه می شوند؟” در پاسخ به این سوال، بسیاری از دلایل بر می گردند به برنامه ریزی و مطالعه ضعیف، یعنی بخش های بسیار بااهمیت شروع و برنامه ریزی چرخه عمر پروژه. با تعیین، هماهنگی، و توافق زودهنگام بر سر جوانب اصلی پروژه، مانند اولویت های سازمان، اهداف، و الزامات، احتمال سردرگمی در ارتباط با آنها کاهش می یابد.
2. چهارچوب یا روش مناسب برای پروژه خود را انتخاب کنید
گام دوم در راستای مدیریت موفق پروژه ها یافتن چهارچوب یا روش مناسب است. روش های مدیریت پروژه، مجموعه ای از اصول و فرایندهای راهنما را شرح می دهند که در برنامه ریزی، مدیریت، و اجرای پروژه ها به کار می روند. اینکه از روش مسیر بحرانی یا روش آبشاری استفاده کنید، مشخص می کند کار چگونه اولویت بندی و تکمیل و تصویرسازی شود.
3. فرهنگ شفافیت و مالکیت را ارتقا دهید
شفافیت در مدیریت پروژه هنگام بروز پیچیدگی ها و حساسیت ها بسیار اثرگذار است. در صورت وجود شفافیت زیاد، اعضا و رهبران گروه می توانند فارغ از اینکه برنامه هایشان تا چه حد جزئی نگر یا استرس آور شده اند، به هم اعتماد کنند تا مسائل را اعلام کنند یا دلسوزانه اقدام نمایند.
این امر با ارتباطات شفاف شروع می شود. بدین ترتیب، هر یک از مشارکت کنندگان می تواند اهداف دراز مدت، شاخص های اصلی عملکرد (KPI)، برنامه های شما، و چگونگی قرار گرفتن این اجزای پازل را درک کند. یکی از راه های دستیابی به این موقعیت، درگیر کردن تمام کارکنان در فرایند برنامه ریزی (تا حدی) و دادن مالکیت و مسئولیت وظایف و تحویل دادنی ها به آنها با استفاده از یک گردش کار نیرومند مدیریت پروژه است. امتیاز دیگر این فرهنگ چیست؟ کارکنان معمولا موثرتر و دلسوزانه تر خود را مدیریت می کنند (مدیریت خرد)، و انگیزه آنها برای آنکه با حداکثر توان تلاش کنند نیز افزایش می یابد.
4. گستره‌ای واقع بینانه برای مدیریت پروژه ها اتخاذ کنید
خزش محدوده یکی از چالش های اصلی در برابر مدیران پروژه است. 52 درصد شرکت ها دچار خزش محدوده یا تغییرات پیش بینی نشده محدوده در طول پروژه می شوند. با وجود آنکه ممکن است این مسائل مربوط به عواملی غیرقابل کنترل در طول پروژه باشند، داشتن نیروهای خوب برای برنامه ریزی می تواند از ابتدا باعث تعیین دقیق تر محدوده پروژه شود. با داشتن ذینفعان و تیم باتجربه در مراحل شروع و برنامه ریزی، می توانید از مشکلات بسیاری در آینده دوری کنید. حتی می توانید به داده های قدیمی پروژه رجوع کنید تا گستره پروژه را شفاف تر تعیین نمایید.
5. عاقلانه زمان بندی کنید
اگر می خواهید بهره وری گروه خود را حفظ کنید، باید برنامه های زمان بندی شما نسبت به حجم کار گروه و تاریخ تحویل مورد نظر واقع بینانه باشد. تهیه جدول زمانی بی نقص برای مدیریت پروژه تقریبا ناممکن است، اما ایجاد تعادل بین این دو مولفه سرمایه گذاری ارزشمندی است.
زمان بندی های مناسب که به صورت شفاف به اشتراک گذاشته می شوند به کاهش تاخیرات و عقب افتادگی های پرهزینه کمک می کنند. نوع روش انتخابی شما برای مدیریت پروژه نیز می تواند بر چگونگی استفاده گروه از زمان برای دستیابی به یک هدف یا چندین هدف کوچکتر اثر بگذارد. اگر از چهارچوبی چابک مانند اسکرام استفاده کنید، بر پیشرفت تحویل دادنی های کوتاه مدت و کوچکتر تمرکز خواهید کرد. همچنین مهم است که برای چیزهای خارج از برنامه پروژه نیز زمان بندی کنید.
6. مدیریت منابع
مدیریت منابع، اصلی مهم در مدیریت پروژه است و فرایند پیش برنامه ریزی، زمان بندی و اختصاص منابع با حداکثر کارآمدی را شرح می دهد. می توان برای شرح مدیریت منابع از نظر فیزیکی، از پیمانکاری که پروژه های ساخت و ساز را مدیریت می کند مثال زد: وی می تواند به جای آنکه هزینه دو دستگاه بتن ریزی را همزمان پرداخت کند، یک دستگاه را برای دو کارگاه رزرو کند.
در پروژه های دیجیتال، معمولا منظور از منابع کارکنان یا گروه های مشخصی است. گرافیست ها ممکن است چند پروژه همزمان داشته باشند، پس باید با آنها برنامه ریزی کنید تا کار انجام شود. این فهرست آن قدر ادامه پیدا می کند تا تمام منابع از جمله افراد، سرمایه، و سایر کالاهای مادی را در بر گیرد.
7. ذینفعان را مشارکت دهید
ذینفع (Stakeholder) کسی است که مستقیماً با موفقیت پروژه گره خورده است. وی ممکن است یکی از کارفرمایان کلیدی، کاربر درون سازمانی محصول، مدیر اجرایی یا مدیر محصول باشد. برای به دست آوردن حمایت (مالی یا غیره) که پروژه را تغذیه می کند، گروه ها و مدیران پروژه نباید از هیچ تلاشی که برای پروژه هایشان نیاز است فروگذار کنند.
بنیان ارتباط و اشتراک بین دو طرف باید پیش از هر پروژه، طی آن، و پس از آن گذاشته شود. چرا؟ چون هر یک دیدگاه ها و نظرات منحصر به فرد خود را درباره اهداف سازمان و توانمندی های گروه به اشتراک می گذارد.
8. ابزارها و نرم افزارهای مدیریت پروژه پیشرفته را انتخاب کنید
اگر سیستم شرکتی بر روی شبکه‌ای از صفحه گسترده ها و ایمیل های بی پایان بنا شده باشد، هرگز نمی تواند در مدیریت پروژه موفق شود. چنین سیستمی به هیچ عنوان عملی، مقیاس پذیر یا شفاف نیست.
برای موفقیت در دنیای مدرنِ کار از راه دور، همکاری بین واحدها، اشتراک گذاری فایل های ابری و 1000 متغیر دیگر که خاص شرکت شما هستند، به سکوی مدیریت پروژه مدرنی نیاز دارید.
در نهایت پیشنهاد ویستا فراز برای سهولت پیاده سازی و اجرای بهتر این مراحل استفاده از ابزارهای BIM و ایجاد یک محیط داده مشترک (CDE) برای تمام پروژه می باشد.
منبع: monday.com
مترجم: طاهره کیایی